Termes et conditions

DÉFINITIONS

Organisateur:
Désigne TravMedia France, la société responsable de l'organisation de l'International Media Marketplace "IMM" de TravMedia.

Exposant:
Désigne un exposant qui s'engage à occuper une table, à profiter d'une opportunité de sponsoring ou à bénéficier de tout autre avantage commercial lors de l'International Media Marketplace "IMM" de TravMedia.

Événement:
Désigne l'IMM France 2023.

DROIT

Ce contrat inclut tous les termes et conditions, ainsi que toutes les conditions expresses convenues entre les parties par écrit (y compris par e-mail) entre l'Organisateur et l'Exposant.

Les modifications apportées à ces termes et conditions n'auront d'effet que si elles sont formulées par écrit et signées par un représentant autorisé de TravMedia, et seront par ailleurs nulles et non avenues si elles augmentent les obligations de l'Organisateur ou de ses employés et agents.

Aucune disposition du présent contrat ne peut créer de droits pour des tiers en vertu de la loi de 1999 sur les contrats (droits des tiers). Aucune modification du présent contrat ne saurait créer de tels droits, à moins que cela ne soit expressément indiqué dans ladite modification.

L'Exposant reconnaît expressément que ce contrat constitue l'intégralité de l'accord entre l'Exposant et l'Organisateur en ce qui concerne l'objet du présent contrat et qu'il remplace et annule tous les accords, dispositions ou arrangements antérieurs en rapport avec l'objet du présent contrat. Aucune modification ou aucun avenant au présent contrat ne sera valide s'il n'est pas établi par écrit et signé par ou au nom de l'Organisateur et de l'Exposant.

Le présent contrat sera régi par le droit français, et l'Exposant reconnaît la compétence du Tribunal de Commerce de Paris.

PAIEMENT

Les exposants ne seront pas autorisés à exposer à l'événement s'ils n'ont pas payé la totalité des frais exigibles figurant sur le formulaire de réservation dans le délai de paiement indiqué sur la facture envoyée à l'exposant. Dans le cas d'un exposant procédant à une inscription dans les 30 derniers jours précédant l'événement, la facture devra avoir été réglée dans son intégralité au moins sept jours avant l'événement lui-même. En cas de non-paiement total ou partiel, l'Organisateur sera en droit de retirer tout support ou service à l'Exposant jusqu'à ce que toutes les factures impayées aient été acquittées. Les exposants sont responsables du paiement de tous les montants dûs pour l'assistance ou les services auxiliaires liés à leur participation à l'événement, et ce conformément aux conditions relatives aux dates de paiement (ci-dessus).

EMPLACEMENT

L'Exposant se verra attribuer un emplacement lors de l'Événement conformément au Formulaire de réservation, sans qu'aucune place particulière ne lui soit garantie dans la salle où se tiendra l'Événement. L'Organisateur se réserve également le droit de modifier le plan de salle après sa publication préalable, sans en avertir l'Exposant.

L'espace réservé par un Exposant ne peut être cédé, prêté ou octroyé à une autre société que celle identifiée sur le formulaire de réservation, et aucun autre avantage obtenu en vertu du présent contrat ne peut être cédé, prêté ou octroyé à une autre société.

PROMOTION

Les Exposants ne peuvent permettre à aucune autre société ou personne non liée au nom de l'Exposant tel qu'identifié sur le Formulaire de réservation de promouvoir la marque de l'Exposant, ou toute autre marque, ou de distribuer des informations relatives à la marque de l'Exposant, ou toute autre marque, pendant l'Evénement. Ceci ne s'applique pas aux filiales ou marques liées à celle de l'Exposant qui sont mentionnées sur le Formulaire de Réservation et qui sont convenues avec l'Organisateur en vertu du Formulaire de Réservation.

DURÉE

L'événement se déroulera de 8h15 à 17h et les Exposants devront s'assurer que leur(s) table(s) est (sont) occupée(s) par les personnes désignées (uniquement) pendant ces heures.

ADMISSION

L'admission des exposants à l'événement se fera par inscription personnalisée.

EXPOSANTS

L'Organisateur sera en droit de demander à un Exposant de retirer un matériel exposé ou de la documentation promotionnelle si l'Organisateur estime que ce matériel est diffamatoire, obscène ou susceptible de nuire à la bonne réputation de l'Événement.

OCCUPATION DE L'ESPACE

L'Exposant doit préparer sa table pour l'heure d'ouverture de l'événement. Tout Exposant qui ne respecte pas cette obligation peut être considéré comme ayant annulé et peut voir ses rendez-vous et sa table réattribués à un autre Exposant. Aucun Exposant ne peut libérer sa table avant l'heure de fermeture de la Manifestation.

PERTE, VOL OU DOMMAGE

L'Organisateur ne peut être tenu responsable de la perte, du vol ou de la détérioration de tout objet apporté à la manifestation par l'Exposant et ses collaborateurs. Il est donc conseillé à l'Exposant d'assurer ses biens de manière séparée.

PROGRAMME DU SALON

L'Organisateur ne sera pas responsable de toute erreur ou omission dans le programme officiel du salon.

INFORMATIONS POUR LES EXPOSANTS

L'Organisateur ne peut être tenu responsable de toute erreur ou omission sur la plate-forme de l'événement. Tous les exposants sont responsables des informations affichées sur la plate-forme de l'événement et sur leur(s) table(s).

ANNULATION

Un formulaire de réservation dûment complété est considéré comme une preuve irréfutable de l'accord de l'exposant pour payer l'intégralité de sa participation à l'événement. Une fois le formulaire rempli, tout montant non payé sera dû à l'Organisateur en vertu du contrat, conformément aux présentes conditions générales.

  • Les annulations d'inscriptions d'exposants effectuées avant le 14 novembre 2022 seront remboursées à 100 %, déduction faite de tous les coûts associés déjà encourus par l'Organisateur, y compris, mais sans s'y limiter, les frais de location, les supports marketing et le temps de travail des équipes de l'Organisateur.
  • Les annulations d'inscriptions effectuées par les exposants entre le 15 novembre et le 23 décembre 2022 seront remboursées à hauteur de 50 %, déduction faite de tous les frais connexes déjà encourus par l'Organisateur.
  • Une annulation soumise le 23 décembre 2022 ou après cette date (et toute non-présentation) ne donnera droit à aucun remboursement.

Toutes les notifications d'annulation doivent être reçues par écrit à l'adresse france@travmedia.com.

En acceptant toutes les conditions ci-dessus, vous reconnaissez également que TravMedia ne sera pas tenu responsable des responsabilités financières encourues par les délégués à titre individuel ou par la société, notamment en termes de frais de voyage ou d'assurance.

INDEMNITÉ

Sauf indication contraire, l'Exposant indemnisera l'Organisateur et ses employés et agents contre toutes les réclamations, coûts, demandes, procédures et pertes (y compris la négligence), quels qu'ils soient, formulés contre ou encourus par l'Organisateur (ou les autres personnes susmentionnées), résultant de la participation de l'Exposant à l'événement, de la promotion, de la vente ou de la fourniture de biens ou de services. La responsabilité maximale de l'Organisateur est limitée à la valeur des frais de participation de l'Exposant.

ASSURANCE ET EXCLUSIONS

(i) L'Organisateur, ses dirigeants, ses employés, ses préposés ou ses agents ne seront pas tenus responsables des pertes ou des dommages (y compris les pertes ou les dommages indirects) subis par l'Exposant, ses dirigeants, ses employés, ses agents, ses contractants ou ses invités, que ces pertes ou ces dommages résultent d'une violation d'une obligation contractuelle, d'un délit ou de toute autre manière, et qui comprendront (sans que cela soit limitatif) les pertes de bénéfices, les pertes de contrats, les pertes ou les dommages aux biens ou aux marchandises de l'Exposant ou de toute autre personne.

(ii) L'Organisateur ne sera pas responsable, en ce qui concerne tout contrat conclu entre l'Exposant et un tiers contractant officiel nommé par l'Organisateur, de la négligence ou de la défaillance de ce contractant ou de ses dirigeants, employés ou agents.

(iii) Aucune disposition du présent contrat n'exclut ou ne limite la responsabilité de l'Organisateur en cas de décès ou de dommages corporels causés par la négligence de l'Organisateur ou en cas de fraude ou de fausse déclaration frauduleuse pour toute autre question pour laquelle il serait illégal pour l'Organisateur d'exclure ou de tenter d'exclure sa responsabilité.

REPORT OU MODIFICATION

(i) L'Organisateur et ses dirigeants, agents et employés respectifs ne seront pas tenus responsables des pertes, dommages ou retards résultant d'un cas de force majeure, d'un acte de guerre, de conditions météorologiques défavorables, de troubles civils, de grèves ou de lock-out, d'une intervention ou d'une réglementation, d'une activité militaire ou de toute autre circonstance qui rendrait impossible ou inopportun le déroulement de l'Evénement aux dates prévues, et l'Organisateur se réserve le droit de reprogrammer l'Evénement à une autre date (sous réserve des conditions impératives du point ii ci-dessous). En outre, l'Organisateur ne sera pas tenu responsable envers l'Exposant en cas de conflit ou de mauvaise interprétation avec ses sponsors, agents ou autres organismes concernant tous les aspects de l'Evénement qui peuvent affecter les Exposants. Il est recommandé à l'Exposant d'assurer de manière adéquate ses frais de participation dans le cas d'une telle annulation. L'Exposant reconnaît que si l'Evénement est reprogrammé, l'Organisateur aura subi des dommages et des pertes en conséquence et l'Exposant renonce par la présente à toute demande de dommages et intérêts ou de compensation contre l'Organisateur. La somme versée à l'Organisateur à titre de frais ou autre dans le cadre de l'Evénement restera la propriété de l'Organisateur.

(ii) L'Exposant ne pourra faire aucune réclamation à l'encontre de l'Organisateur pour toute perte ou tout dommage, quel qu'il soit, résultant de la non-tenue ou de l'annulation de l'Evénement par l'Organisateur, faute de soutien suffisant.

(iii) Si l'Evénement est annulé ou reporté pour quelque raison que ce soit, tout paiement effectué par l'Exposant sera déduit des coûts encourus par l'Organisateur.

L'Exposant reconnaît que l'Organisateur ne peut être tenu pour responsable de la non-participation de tous les autres Exposants contractuels à l'Evénement ou de la non-participation d'un certain nombre de participants à l'Evénement pour quelque raison que ce soit. Bien que les Organisateurs agissent en toute bonne foi, le nom d'un Exposant qui peut apparaître sur un programme de l'Evénement ou un numéro de table ou toute déclaration faite par ou au nom de l'Organisateur selon laquelle un Exposant est inscrit pour assister à l'Evénement à titre provisoire ou autre ne constitue pas une garantie, une déclaration ou un engagement de la part de l'Organisateur que cet Exposant sera présent.

La date et le programme de la manifestation sont susceptibles d'être modifiés en fonction des conditions sanitaires et des éventuelles restrictions liées à COVID-19.

INSTALLATION DES TABLES

(i) L'Exposant reconnaît par la présente que l'Organisateur a désigné des contractants officiels en collaboration avec le Propriétaire du Site pour mettre en place l'Evénement. Lorsque l'Organisateur le demande, l'Exposant doit faire appel à ces entrepreneurs pour l'aider à installer sa ou ses tables. Toutefois, un Exposant peut être autorisé à désigner un autre prestataire pour la conception et le montage de sa table pour l'Evénement, d'une table sponsorisée ou d'un autre espace dédié, à condition que l'Organisateur en soit formellement informé par écrit avant le salon. Les tables et autres espaces dédiés ne peuvent être réalisés que si les spécifications de conception ont été approuvées à l'avance par l'Organisateur et le Propriétaire du Site.

(ii) Les tables ne doivent pas obstruer la vue des exposants voisins, ni être utilisées d'une manière qui pourrait nuire aux autres exposants. Tout éclairage dans le cadre de l'Evénement doit être disposé et utilisé de manière à ne pas gêner les Exposants voisins. Les équipements vidéo, sonores et autres équipements techniques doivent être utilisés de manière jugée acceptable par l'Organisateur. La décision de l'Organisateur quant à la conformité de ces équipements sera définitive.

(iii) L'Exposant reconnaît qu'il est responsable du mobilier, des installations et des équipements loués par l'Organisateur ou ses sous-traitants et qu'il paiera pour tout dommage ou perte de ceux-ci.

(iv) Tous les matériaux utilisés pour construire, décorer ou recouvrir les tables doivent être ininflammables. Les exposants doivent se conformer à toutes les instructions données par les autorités compétentes pour éviter les risques d'incendie ou tout autre risque.

(v) Sont exclus de la manifestation sans l'accord préalable de l'Organisateur : les lasers, les explosifs, les composés détonants ou fulminants, et toutes les substances dangereuses ou nocives, y compris les amorces et les feux d'artifice. Tous ces objets ne peuvent être utilisés que sous forme d'imitations et à condition qu'ils ne contiennent aucune matière inflammable.

PARTICIPATION

L'Organisateur n'est pas responsable de l'assistance à l'Exposant pour l'obtention d'un passeport et d'un visa, pour l'entrée dans le pays où se déroule la manifestation. Le fait que l'Exposant ne parvienne pas à obtenir ces documents auprès des autorités gouvernementales nécessaires ne constitue pas une base d'annulation du présent contrat, et il est clairement entendu qu'aucun remboursement ne sera effectué en dehors de la période d'annulation susmentionnée. Le prix de la réservation d'une table n'est pas non plus censé impliquer une nuitée dans un hôtel local. Les exposants sont responsables de l'organisation de leur propre hébergement. Toutefois, l'exposant peut, sous réserve de l'approbation de l'organisateur, se substituer à une autre partie ou société qui remplit les formalités d'entrée et les formalités gouvernementales nécessaires pour entrer dans le pays où l'événement doit se tenir. Cette substitution sera de la seule responsabilité de l'Exposant. L'Exposant reconnaît que l'Organisateur ne peut être tenu pour responsable de la non-participation de tous les autres exposants sous contrat à l'Evénement ou de la non-participation d'un certain nombre de participants à l'Evénement pour quelque raison que ce soit. Bien que les Organisateurs agissent en toute bonne foi, le nom d'un exposant qui peut apparaître sur un programme de l'événement ou un numéro de table ou toute déclaration faite par ou au nom de l'Organisateur selon laquelle un exposant est inscrit à l'événement provisoirement ou autrement ne constitue pas une garantie, une déclaration ou un engagement de l'Organisateur selon lequel un tel exposant participera à l'événement ou sera présent dans un lieu particulier.

EXPÉDITION

L'Organisateur et ses responsables, agents et employés respectifs ne sont pas tenus responsables des pertes, dommages ou retards encourus dans les expéditions de fret (transport, manutention et dédouanement) à l'entrée et à la sortie du pays pour les offres de sponsoring. Les exposants doivent s'assurer contre les pertes correspondantes.

EXCLUSION DE PERSONNEL

L'Organisateur se réserve le droit, à sa discrétion absolue, d'exclure toute personne dont la présence est ou est susceptible d'être indésirable, et l'Organisateur peut exercer ces droits nonobstant le fait que cette personne soit le dirigeant, l'agent, l'employé ou l'entrepreneur de l'Exposant ou autrement relié ou associé à l'Exposant.

TABLES DE GROUPE

Les Exposants qui acceptent de réserver un groupe de tables - où les marques concernées sont, d'une manière ou d'une autre, commercialement liées - sont tenus de s'assurer que tous les Exposants de leur groupe sont pleinement conscients et acceptent de se conformer à ce contrat et aux Règles et Règlements.

PROTECTION DES DONNÉES

Les informations figurant sur le formulaire d'inscription, y compris le nom de chaque personne, seront conservées sur support informatique et utilisées aux fins prévues par les lois sur la protection des données. L'Organisateur se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales moyennant un préavis raisonnable aux exposants avant l'événement.

ORGANISATEUR:

TravMedia France
14 rue Wilhem, 75016 Paris, France
france@travmedia.com